Apakah kamu pernah merasa kebingungan saat menemukan perbedaan antara catatan stok barang di komputer dengan jumlah barang fisik yang sebenarnya? Masalah kehilangan atau kekurangan stok barang adalah masalah umum yang sering dihadapi oleh pemilik bisnis, terutama dalam industri retail dan manufaktur.
Dalam mengelola bisnis, seringkali terjadi masalah lain yang tidak terduga, salah satunya adalah kehilangan stok barang yang sebelumnya sudah yakin tercatat dengan baik.
Oleh karena itu, artikel ini akan membahas secara rinci tentang pengertian, tujuan, serta bagaimana tips atur stock opname secara efektif untuk mencegah kerugian bisnis yang tidak diinginkan. Pelajari selengkapnya tips dan trik praktis yang dapat membantumu mengelola stok barang dengan lebih efisien dan akurat.
Baca juga: 8 Trik Jitu yang Tak Boleh Dilewatkan Saat Memulai Bisnis Coffee Shop
Apa itu Stock Opname?
Stock opname merupakan proses penting dalam bisnis yang melibatkan penghitungan dan pencatatan semua barang atau produk yang dimiliki oleh sebuah bisnis pada waktu tertentu. Tujuannya adalah untuk memastikan bahwa jumlah persediaan yang tercatat dalam sistem persediaan sesuai dengan jumlah fisik yang ada di gudang atau toko.
Dengan melakukan stock opname secara rutin, bisnis dapat menemukan perbedaan antara jumlah persediaan yang seharusnya ada dengan yang sebenarnya ada, sehingga dapat mengambil tindakan korektif yang diperlukan.
Meskipun memakan waktu karena melibatkan pemeriksaan langsung, akan tetapi kegiatan ini sangat penting karena kesalahan kecil pun bisa berdampak besar pada persediaan barang yang dijual.
Selain menghitung stok persediaan, stock opname juga mencakup penghitungan barang atau benda lain yang digunakan untuk operasional perusahaan. Biasanya, manajemen perusahaan atau produk yang bertanggung jawab untuk melakukan stock opname.
Baca juga: 6 Cara Efektif Promosi Makanan di Sosial Media yang Efektif
Tujuan dan Manfaat Stock Opname
Stock opname adalah kegiatan penting untuk memastikan bahwa jumlah barang yang ada di gudang sesuai dengan catatan pembukuan. Jika terdapat perbedaan antara keduanya, perlu dilakukan pengecekan ulang untuk mencari transaksi yang terlewat atau kesalahan pencatatan.
Stock opname memiliki beberapa tujuan dan manfaat yang penting bagi kelangsungan bisnis, antara lain:
Mengelola Persediaan dengan Lebih Efisien
Dengan mengetahui jumlah persediaan yang sebenarnya, bisnismu dapat mengelola stok barang dengan lebih efisien, baik dengan mengurangi atau menambah persediaan sesuai dengan kebutuhan yang aktual.
Cegah Kerugian dan Kecurangan
Melakukan stock opname secara teratur membantu bisnismu mengidentifikasi potensi kekurangan persediaan atau kecurangan, seperti pencurian atau kerusakan barang. Ini dapat mencegah kerugian akibat kehilangan persediaan yang tidak tercatat.
Meningkatkan Kinerja Operasional
Proses stock opname yang rutin membantu meningkatkan kinerja operasional dengan memastikan ketersediaan persediaan yang memadai untuk memenuhi permintaan pelanggan. Hal ini mengurangi risiko kehabisan barang dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.
Baca juga: Food Destination by Jangkrik Kuliner di Ciputra Mall Jakarta dengan Tema Baru Spesial Ramadan
Tips Mengatur Stock Opname yang Efektif
Untuk mengatur stock opname secara efektif, ada beberapa tips yang dapat diterapkan, antara lain:
- Jadwalkan secara Teratur
Tentukan jadwal untuk melakukan stock opname secara berkala, misalnya setiap bulan atau setiap kuartal, sesuai dengan skala dan jenis bisnis yang Anda miliki.
Misalnya, Anda dapat melakukan pengecekan rutin selama seminggu sekali untuk mengecek barang cepat rusak atau tiga bulan sekali untuk produk yang lebih tahan lama
- Kategorisasikan dan Labeli Inventaris
Kategorisasikan produk dengan memberi label pada rak-rak ataupun menggunakan sistem barcode untuk menyederhanakan proses penghitungan. Hal ini tidak hanya menghemat waktu, tetapi juga mengurangi kemungkinan kesalahan saat melakukan inventarisasi.
- Menggunakan Metode First-In-First-Out (FIFO)
Penerapan metode FIFO akan membantu mengelola stok barang dengan lebih efisien, terutama untuk produk-produk yang memiliki masa simpan yang terbatas. Dengan menggunakan metode ini, stok yang masuk pertama kali juga yang akan digunakan atau dijual terlebih dahulu, mengurangi risiko kerusakan atau kedaluwarsa.
- Libatkan Tim yang Kompeten
Pastikan tim yang dilibatkan dalam proses stock opname memiliki keahlian dan pengetahuan yang cukup untuk melakukan tugas dengan baik. Berikan pelatihan secara berkala agar mereka selalu terampil dalam mengidentifikasi perbedaan stok yang signifikan.
- Melibatkan Pihak Auditor Eksternal
Melibatkan auditor eksternal dalam proses stock opname dapat memberikan tingkat keamanan tambahan dan memastikan kepatuhan dengan standar industri, terutama untuk bisnis yang lebih besar.
- Jaga Komunikasi dengan Supplier
Bangun hubungan yang baik dengan pemasok untuk memudahkan pengisian persediaan dan mendapatkan pembaruan stok secara tepat waktu. Kerjasama yang baik dengan pemasok dapat membuat proses stock opname menjadi lebih lancar.
- Lakukan Evaluasi
Setelah melakukan stock opname, evaluasi hasilnya dan identifikasi penyebab perbedaan persediaan yang ditemukan. Selanjutnya, ambil tindakan korektif yang diperlukan untuk menghindari perbedaan yang serupa di masa depan.
- Gunakan Sistem Inventori yang Tepat
Manfaatkan teknologi dengan menggunakan sistem inventori yang terintegrasi dengan kemampuan untuk melakukan pencatatan persediaan secara real-time dan melakukan audit dengan cepat dan akurat.
Misalnya dengan penggunaan sistem POS yang dilengkapi dengan fitur inventaris dan penggunaan barcode dapat sangat membantu dalam meminimalkan kesalahan dan meningkatkan efisiensi proses inventarisasi.
Baca juga: Peresmian Rumah AKU Wadah Baru Pertumbuhan UMKM Yogyakarta
Dengan menerapkan tips di atas, Anda dapat mengoptimalkan pengelolaan stock opname dalam bisnis Anda.
Untuk pengalaman dalam mengelola inventaris, gunakan AKU MPOS sebagai sistem POS atau aplikasi kasir online pilihan Anda. Dengan fitur lengkap dan profesional, AKU MPOS dirancang untuk semua bisnis kuliner dan retail, membantu Anda menjaga inventaris lebih efisien.
Dapatkan aplikasi versi premium untuk uji coba gratis dengan mengunduh aplikasi di sini.
Ikuti sosial media kami di Facebook, Instagram, Youtube, dan TikTok atau cek penawaran spesial di Shopee dan Tokopedia!
Ingin berdiskusi lebih lanjut dengan kami? Customer Service kami siap membantu klik link berikut!
Baca juga: 10 Peluang Usaha Menguntungkan untuk IRT dengan Modal Kecil